Trong công việc phát triển game — từ studio indie nhỏ tới đội QA — việc theo dõi tiến độ, nhiệm vụ và trạng thái thử nghiệm có thể trở nên lộn xộn nếu không có công cụ đơn giản. Checkbox trong Excel (in-cell checkbox) là một công cụ nhỏ nhưng mạnh mẽ giúp bạn biến bảng tính khô khan thành bộ công cụ quản lý tiến độ trực quan: tick để hoàn thành, công thức để tự động đánh dấu, conditional formatting để làm mờ nhiệm vụ đã xong, và cả timestamp để ghi lại khoảnh khắc hoàn thành. Ở bài này, bạn sẽ học cách thêm, dùng công thức điều khiển, lọc, tạo thanh tiến độ và ghi thời gian khi checkbox được tick — tất cả phù hợp với bảng tiến độ dự án game như backlog, sprint hay danh sách bug.
Checkbox in-cell là gì và khác với checkbox “nổi” ra sao
Excel có hai kiểu checkbox phổ biến: checkbox gắn trong ô (in-cell, thêm qua tab Insert) và checkbox dạng điều khiển nổi (thường từ Developer tab). Bài này tập trung vào in-cell checkbox (có sẵn trong Excel cho Microsoft 365, Excel for the web và app mobile/tablet), vì chúng dễ chèn vào bảng, liên kết trực tiếp với giá trị TRUE/FALSE và tương thích tốt khi dùng hàm, table và tính năng dynamic array.
Giao diện minh họa checkbox trong Excel được chèn vào ô, phù hợp để quản lý tiến độ nhiệm vụ trong bảng dự án nhỏ.
Cách thêm, đánh dấu và xóa checkbox trong Excel
- Chọn các ô nơi muốn đặt checkbox (ví dụ các cột Stage1, Stage2, Stage3, Completed trong bảng T_Progress).
- Vào tab Insert trên ribbon, click “Checkbox” để chèn in-cell checkbox vào các ô được chọn.
- Bạn có thể tick/untick bằng cách click trực tiếp vào checkbox hoặc chọn ô rồi nhấn Space.
- Để xóa checkbox: nếu là checkbox chưa được tick, chọn ô và nhấn Delete; nếu đã tick, nhấn Delete hai lần.
Các ô trong bảng Excel được chọn và mục Checkbox trong tab Insert được đánh dấu.
Lưu ý: Checkbox thực chất trả về giá trị Boolean — TRUE khi checked, FALSE khi unchecked — và bạn có thể nhìn thấy giá trị này trong thanh công thức khi chọn ô chứa checkbox.
Một ô chứa checkbox được tích, giá trị Boolean TRUE hiển thị trên thanh công thức.
Bạn có thể đổi màu checkbox bằng cách thay đổi màu font (Home → Font color), vì checkbox dùng màu font để hiển thị.
Kiểm tra checkbox tự động bằng công thức (ví dụ: hoàn tất khi cả Stage1/2/3 đều tick)
Giả sử bạn muốn ô Completed tự động tick khi Stage1, Stage2 và Stage3 đều được tick trong cùng một hàng. Vì checkbox trả về TRUE/FALSE, ta dùng hàm AND để kiểm tra tất cả điều kiện.
Ví dụ công thức cho ô E4 (cột Completed):
=AND([@Stage1]=TRUE,[@Stage2]=TRUE,[@Stage3]=TRUE)Gợi ý:
- Dùng structured references khi dữ liệu ở dạng Table (ví dụ T_Progress) để công thức rõ ràng và tự mở rộng khi thêm hàng mới.
- Excel không tự động autofill công thức đằng sau checkbox như với ô thường, nên bạn có thể double-click fill handle để sao chép công thức xuống cột (dù với Table, công thức sẽ tự áp dụng cho hàng mới).
Công thức AND kiểm tra ô Stage1 trong bảng bằng structured reference.
Dùng fill handle để nhân bản công thức cho các checkbox driven bằng công thức xuống nhiều hàng.
Thực hành: thử tick/untick các checkbox ở các Stage để thấy ô Completed thay đổi tự động.
Dùng trạng thái checkbox trong công thức khác (COUNTIF, tỷ lệ hoàn thành, progress bar)
Checkbox rất hữu ích khi kết hợp với các hàm đánh giá, thống kê:
- Đếm số nhiệm vụ đã hoàn thành:
=COUNTIF(T_Progress[Completed], TRUE)Ở ví dụ, công thức này trả về số ô Completed đang là TRUE.
Công thức COUNTIF tham chiếu structured reference đến cột Completed trong Table.
- Tạo tỷ lệ hoàn thành (ví dụ ô hợp nhất D1:F1 dùng công thức):
=C1/COUNTA(T_Progress[Task])(Ở đây C1 là kết quả COUNTIF, COUNTA đếm số task không rỗng.)
Bạn có thể chuyển kết quả thành Percent (Home → Percent) để dễ nhìn. Để tạo thanh tiến độ đẹp mắt, áp dụng Conditional Formatting → Data Bars cho ô tỷ lệ này, sau đó chỉnh Minimum = 0, Maximum = 1 (vì giá trị là số thập phân giữa 0 và 1).
Các ô D1-E1-F1 được hợp nhất để tạo vùng thanh tiến độ và áp dụng Data Bar cho progress bar.
Quy tắc Data Bar được quản lý trong Conditional Formatting Rules Manager để điều chỉnh min/max cho thanh tiến độ.
Kết quả: một progress bar trực quan di chuyển khi số task Completed thay đổi — rất lý tưởng để hiển thị tiến độ sprint hoặc số bug đã fix.
Bảng Excel cùng progress bar theo dõi số nhiệm vụ được đánh dấu Completed bởi checkbox.
Lưu ý: Việc merge cells có thể gây phiền khi sort/filter, nên chỉ dùng cho mục hiển thị.
Lọc danh sách task theo trạng thái checkbox (FILTER)
Excel hiện hỗ trợ hàm FILTER — rất tiện khi bạn muốn liệt kê các task đã hoàn thành, chưa hoàn thành hoặc chưa bắt đầu.
- Liệt kê task đã hoàn thành (ô H2):
=FILTER(T_Progress[Task],T_Progress[Completed]=TRUE)- Liệt kê task chưa hoàn thành (ô I2):
=FILTER(T_Progress[Task],T_Progress[Completed]=FALSE)- Liệt kê task chưa bắt đầu (Stage1+Stage2+Stage3 = 0) (ô J2):
=FILTER(T_Progress[Task],T_Progress[Stage1]+T_Progress[Stage2]+T_Progress[Stage3]=0)Ý tưởng phía sau: Excel coi TRUE=1, FALSE=0, nên tổng các checkbox cho biết bao nhiêu stage đã được bắt đầu.
Ví dụ FILTER dùng để liệt kê các mục có checkbox được đánh dấu trong cột Completed.
Gợi ý: bọc công thức FILTER trong IFERROR để hiển thị thông báo thân thiện khi không có kết quả.
Định dạng cả hàng khi checkbox được tick (Conditional Formatting theo ô checkbox)
Bạn có thể làm mờ hàng đã hoàn thành (ví dụ đổi font sang màu xám nhạt) bằng conditional formatting dùng công thức:
- Chọn toàn bộ bảng.
- Conditional Formatting → New Rule → Use a formula.
- Nhập công thức dạng mixed reference (ví dụ với ô bắt đầu E4):
=$E4=TRUE- Chọn định dạng mong muốn (màu font xám, strike-through…).
Ý nghĩa: khóa cột bằng dấu $ để rule áp dụng cho mọi hàng và tham chiếu đúng ô Completed của từng hàng.
Tạo New Rule trong Conditional Formatting để áp dụng định dạng khi checkbox được tick.
Một vài hàng trong bảng được làm mờ do rule conditional formatting hoạt động dựa trên giá trị Boolean của checkbox.
Khi dữ liệu ở dạng Table, rule sẽ áp dụng cho các hàng mới bạn thêm sau này.
Ghi Timestamp tĩnh khi checkbox được tick (ghi lại thời điểm hoàn thành)
Muốn lưu lại ngày giờ khi một task được tick lần đầu (và giữ nguyên giá trị đó), bạn có thể dùng công thức IFS kết hợp vòng lặp tính toán (iterative calculation). Ví dụ ở cột Timestamp (ô F4):
=IFS([@Completed]=FALSE,"",[@Timestamp]="",NOW(),TRUE,[@Timestamp])Ý tưởng:
- Nếu Completed = FALSE → giữ rỗng.
- Nếu Timestamp hiện tại rỗng và Completed chuyển TRUE → ghi NOW().
- Nếu đã có Timestamp → giữ nguyên (tránh thay đổi khi workbook recalc).
Sau khi nhập công thức, Excel sẽ báo circular reference — bạn cần bật Iterative Calculations: File → Options → Formulas → Enable Iterative Calculations. Lưu ý: iterative calculations có thể làm chậm workbook, nên chỉ bật khi cần.
Trước đó, bạn nên format cột Timestamp (Format Cells → Custom) để chọn dạng ngày-giờ phù hợp.
Hộp thoại Format Cells với tùy chọn custom cho ngày và giờ được chọn để định dạng timestamp.
Tùy chọn Enable Iterative Calculations được bật trong Excel Options để cho phép công thức chứa circular reference hoạt động.
Lưu ý thực tế: phương pháp này chỉ tạo timestamp cho các lần tick xảy ra sau khi công thức được đặt — nó không thể biết checkbox đã được tick từ trước.
Mẹo thực tế cho đội phát triển game, QA và indie devs
- Dùng Table (Insert → Table) để tận dụng structured references và tính năng tự mở rộng khi thêm task mới.
- Giữ cột checkbox chuẩn hóa (TRUE/FALSE) để dễ dùng COUNTIF, FILTER, SUMPRODUCT.
- Tránh merge cell nếu bạn còn cần sort/filter; chỉ merge cho hiển thị dashboard.
- Với danh sách bug, dùng thêm cột Priority + conditional formatting để highlight bug nặng.
- Nếu workbook lớn và có nhiều công thức volative (NOW(), iterative calc), tách dashboard ra file riêng hoặc cân nhắc dùng Power Query/Power BI khi cần báo cáo phức tạp.
- Với team nhỏ: một file Excel có checkbox + progress bar + danh sách filter có thể thay thế cho phần mềm quản lý đơn giản, giữ mọi người tập trung và cảm thấy đạt được tiến độ từng chút một — như hoàn thành những “mảnh ghép” nhỏ trong một game indie.
Kết luận
Checkbox in-cell trong Excel là công cụ nhỏ nhưng rất hiệu quả để quản lý tiến độ dự án game: từ tự động đánh dấu Completed bằng hàm AND, đếm bằng COUNTIF, tạo progress bar bằng Data Bars, lọc danh sách bằng FILTER đến ghi timestamp tĩnh khi hoàn thành. Khi kết hợp khéo, chúng giúp đội phát triển và QA cảm nhận rõ tiến trình công việc — từng ô tick là một bước tiến nhỏ nhưng đầy ý nghĩa.
Thử áp dụng các mẫu công thức trong bài lên bảng tiến độ của bạn và chia sẻ kinh nghiệm: bạn đã dùng checkbox để quản lý phần nào trong dự án game? Hãy thử ngay và cho cộng đồng biết chiến thuật của bạn!
